Procesy pozyskiwania kandydatów należy do kluczowych działań każdej firmy. Ponieważ jego sukces jest wypadkową wielu różnych, stale zmieniających się czynników, jego skuteczność wymaga ciągłego monitorowania i optymalizacji. 

Aby to osiągnąć, organizacje wykorzystują różnorodne wskaźniki kluczowej efektywności, czyli KPI (Key Performance Indicators). Jeśli dopiero wprowadzasz pomiar do procesu rekrutacji, warto zacząć od tych KPI, które najlepiej określą skuteczność działań. Poniżej przedstawiam wskaźniki, które pomogą mierzyć i poprawiać procesy rekrutacyjne w Twoim zespole:

1. Czas do zatrudnienia (Time to Hire)

Oto jak krok po kroku obliczyć wskaźnik Time to Hire:

1. Zidentyfikuj datę aplikacji kandydata: Jest to data, w której kandydat został formalnie wprowadzony do procesu rekrutacyjnego. Może to być data wysłania CV, aplikacji przez system rekrutacyjny lub inny formalny sposób zgłoszenia się do pracy.
2. Zidentyfikuj datę akceptacji oferty pracy przez kandydata: To data, w której kandydat oficjalnie zaakceptował ofertę pracy, potwierdzając to np. poprzez e-mail, umowę o pracę czy inny dokument.
3. Oblicz różnicę czasu pomiędzy tymi datami: Aby obliczyć Time to Hire, należy odjąć datę aplikacji (krok 1) od daty akceptacji oferty pracy (krok 2).

Formuła:

Przykład:

Jeśli kandydat aplikował 1 marca, a zaakceptował ofertę pracy 31 marca, to Time to Hire wynosi 30 dni.

Uwagi:

• Wartość “Time to Hire” wyraża się zwykle w dniach.
• Ten wskaźnik może być używany zarówno indywidualnie dla każdego przypadku zatrudnienia, jak i obliczany jako średnia dla grupy rekrutacji, aby uzyskać ogólny obraz efektywności procesów rekrutacyjnych w organizacji.
• Pojawiają się też alternatywne nazwy wskaźnika, takie jak “Time to Offer” dlatego zawsze warto sprawdzić nie tylko nazwę wskaźnika, ale również formułę jego obliczania
  (sprawdź różnicę między Time to Hire a Time to Fill)

2. Jakość zatrudnienia (Quality of Hire)

Koncepcyjne podejście do obliczania Quality of Hire

1. Określenie kluczowych wskaźników sukcesu. Najpierw należy zdefiniować, jakie wskaźniki wydajności, kompetencji i kultury organizacyjnej są kluczowe dla danego stanowiska. Mogą to być na przykład: wydajność w pracy, zaangażowanie, umiejętności współpracy, innowacyjność, czy stopień adaptacji do kultury firmy.
2. Pomiar wskaźników w określonym czasie. Następnie mierzy się wybrane wskaźniki dla nowo zatrudnionego pracownika po określonym czasie od zatrudnienia, na przykład po 6 miesiącach czy roku.
3. Porównanie wyników z oczekiwaniami lub normami. Wyniki nowo zatrudnionej osoby porównuje się z oczekiwaniami określonymi na etapie rekrutacji, normami dla danego stanowiska lub średnią dla zespołu/organizacji.
4. Obliczenie wartości wskaźnika. Quality of Hire można wyrazić jako procent spełnienia oczekiwań lub jako średnią ważoną z różnych mierzonych wskaźników.

Przykładowa formuła

Quality of Hire może być wyrażony jako średnia ważona z wybranych wskaźników:

Quality of Hire=[(Wydajność×w1)+(Zaangażowanie×w2)+(Umiejętności współpracy×w3)+….] x 100%

gdzie w1,w2,w3,…to wagi przypisane do każdego z wskaźników odzwierciedlające ich znaczenie dla danego stanowiska.

Przykład

Załóżmy, że dla nowego pracownika ważne są trzy aspekty: wydajność (40% wagi), zaangażowanie (30% wagi) i adaptacja do kultury firmy (30% wagi). Jeśli pracownik osiągnął 80% oczekiwanej wydajności, 90% zaangażowania i 100% adaptacji do kultury firmy, Quality of Hire będzie obliczone jako:

Quality of Hire = [(0.8×0.4)+(0.9×0.3)+(1.0×0.3)] x100% =0.89 x 100%

co oznacza, że jakość zatrudnienia tego pracownika wynosi 89% względem oczekiwań.

Uwagi

Quality of Hire jest wskaźnikiem, który wymaga indywidualnego podejścia i dostosowania do specyfiki organizacji i stanowiska. Wymaga on również zbierania danych i feedbacku z różnych źródeł, co może być wyzwaniem logistycznym. Niemniej jednak, jest to jeden z najważniejszych wskaźników efektywności procesów rekrutacyjnych, pozwalający na ocenę, jak dobrze organizacja jest w stanie przyciągać, zatrudniać i rozwijać talenty.

3. Koszt zatrudnienia (Cost per Hire)

Oto jak krok po kroku obliczyć wskaźnik Cost per Hire:

1. Zbierz wszystkie koszty rekrutacji. To obejmuje zarówno bezpośrednie, jak i pośrednie koszty związane z procesem rekrutacji. Przykłady kosztów to:

• Opłaty za ogłoszenia o pracę i koszty używania platform rekrutacyjnych.
• Koszty agencji rekrutacyjnych.
• Koszty przeprowadzania wywiadów i testów oceniających, w tym podróże kandydatów.
• Wynagrodzenia dla zespołu HR i innych osób zaangażowanych w proces rekrutacji.
• Koszty narzędzi i technologii wspierających rekrutację, np. systemy ATS (Applicant Tracking System).

2. Zidentyfikuj liczbę zatrudnionych kandydatów. To liczba osób, które zostały zatrudnione w wyniku procesów rekrutacyjnych w danym okresie.

3. Oblicz Cost per Hire: Podziel całkowite koszty rekrutacji przez liczbę zatrudnionych kandydatów, aby uzyskać średni koszt zatrudnienia jednego pracownika.

Formuła:

Przykład:

Załóżmy, że organizacja poniosła następujące koszty rekrutacji w danym roku:

• Opłaty za ogłoszenia i platformy rekrutacyjne: 10 000 PLN
• Koszty agencji rekrutacyjnych: 30 000 PLN
• Koszty przeprowadzania wywiadów: 5 000 PLN
• Wynagrodzenia dla zespołu HR: 50 000 PLN
• Koszty systemów ATS: 5 000 PLN

Całkowite koszty rekrutacji wynoszą więc 100 000 PLN.

Jeśli w tym okresie firma zatrudniła 20 nowych pracowników, to:

Cost per Hire = 100 000/20 = 5000 zł

Uwagi:

• Wartości wskaźnika Cost per Hire mogą znacząco różnić się w zależności od branży, lokalizacji, poziomu stanowiska oraz używanych strategii rekrutacyjnych.
• Niski Cost per Hire nie zawsze jest pożądany, jeśli idzie w parze z niską jakością zatrudnienia. Ważne jest, aby zrównoważyć koszty z efektywnością rekrutacji i długoterminową wartością dla organizacji.