Dziś jest ważny dzień w historii Super Source Me. Dołącza do nas Magda, która powiększy nasz zespół trenerski. Oczywiście, jesteśmy bardzo podekscytowane, ale też przygotowywałyśmy się do tej chwili już od kilku tygodni, o czym pisałyśmy już w jednym z wpisów, obiecując wtedy, że opublikujemy również zasady pracy asynchronicznej.

Tak jak wspomniałyśmy, zdecydowałyśmy się na pracę w ramach 4 dniowego dnia pracy, ale poszłyśmy o krok dalej: każda z nas pracować będzie w wybranych przez siebie godzinach. Takie rozwiązanie to właśnie praca asynchroniczna.

Praca asynchroniczna to rozwiązanie, które polega na umożliwieniu każdemu pracownikowi pracy w wybranych przez siebie godzinach. Oczywiście, ma to ogromny wpływ na komunikację w organizacji. Komunikacja asynchroniczna wymaga ściśle określonych zasad, umiejętności dokumentacji wykonywanej pracy oraz dobrego przewidywania potrzeb, dzięki czemu pracownicy nie muszą pilnie konsultować działań w ostatnim momencie.

Takie podejście wymaga oczywiście jasnego zdefiniowania zasad. Dlatego przygotowałyśmy dokument, który współtworzyć będziemy z powiększającym się zespołem. Ponieważ nie było nam łatwo znaleźć dobry wzór w sieci, postanowiłyśmy podzielić się naszym wzorem 🙂

Możesz zapoznać się z naszymi zasadami poniżej, albo pobrać je w formie dokumentu PDF.

Zasady pracy asynchronicznej

1. Pracujemy w najdogodniejszym dla siebie czasie, nie zaniedbując potrzeb klienta

Nie narzucamy z góry godzin pracy. Każde zadanie możesz wykonać wtedy, kiedy jest to dla Ciebie wygodne. Kieruj się przede wszystkim swoją produktywnością, samopoczuciem i dostępnością. Unikaj siedzenia przed laptopem wtedy, kiedy praca przychodzi Ci z trudem. Jeśli potrzebujesz coś załatwić w tradycyjnych godzinach pracy – zrób to, łatwiej będzie Ci się skupić po wykonaniu tego zadania.

Żeby jednak zapewnić klientom odpowiednią obsługę, staraj się na wszystkie zapytania odpowiadać w czasie 24 godzin roboczych. Najlepiej, jeśli dwa razy dziennie sprawdzisz skrzynkę mailową i odpowiesz na wszystkie wiadomości. Dzięki temu wszystkie pilne sprawy zostaną załatwione na bieżąco.

2. Komunikujemy wewnętrznie i zewnętrznie swoją dostępność.

Jeśli jesteś dostępna(y) w pewnych standardowych godzinach, podziel się nimi z resztą zespołu. Przykładowo Kasia lubi pracować w godzinach 8-16, choć jednocześnie elastycznie zarządza swoim czasem pracy.

Jeśli wiesz, że nie będzie Cię np. w poniedziałek rano, upewnij się, że dajesz o tym znać zespołowi z wyprzedzeniem (najlepiej w czwartek – to da wszystkim szansę skonsultować z Tobą bieżące tematy jeszcze przed nieobecnością). Na potrzeby klientów ustaw wiadomość zwrotną na mailu i wrzuć tzw. out of office do kalendarza Google.

Jeśli Twoja dostępność nagle ulega zmianie, po prostu daj znać zespołowi. Każdemu może się przytrafić coś pilnego.

3. Staramy się z wyprzedzeniem umawiać czas na rozmowy z zespołem.

Nigdy nie wiesz, czy Twój telefon nie przerywa komuś zadania wymagającego skupienia lub czy nie trafisz na czas, kiedy inny członek zespołu jest po prostu niedostępny.

Dlatego staramy się minimalizować ilość pilnych tematów, poprzez załatwianie spraw z wyprzedzeniem. Zamiast czekać do ostatniego momentu, umów się na rozmowę na dany temat z dwudniowym wyprzedzeniem.

4. Dokumentujemy własną pracę i sprawdzamy dokumentację innych.

Narzędzia takie jak Notion czy Google Workplace umożliwiają nam dokumentowanie wszystkich zadań, za które się zabieramy. Upewnij się, że wykonując swoją pracę tworzysz odpowiednie zapisy, do których dostęp ma reszta zespołu.

Upewnij się też, że wiesz gdzie szukać zapisów z pracy innych. W naszych zasobach znajdziesz:

• historię komunikacji z klientami
• materiały merytoryczne dla klientów
• notatki ze spotkań
  i inne.
  
  

5. Komunikujemy się za pomocą następujących narzędzi: Gmail, Google Meet & Chat, Notion i Google Documents

Gmail: komunikacja z klientami, dostawcami etc.

Google Meet & Chat: komunikacja wideo i na chacie

Notion: komunikacja wewnętrzna

Google Documents: materiały merytoryczne, finansowe etc.

Sprawna praca asynchroniczna wymaga jasno określonych obszarów obowiązków i poziomów delegacji. Jeśli masz wątpliwości, czy jakąś decyzję możesz podjąć samodzielnie, czy też musisz poczekać na zgodę od innego członka zespołu – sprawdź obowiązujące was poziomy delegacji. Jeśli jakiś element twojej pracy nie jest w nich ujęty, zaplanuj omówienie go na wasze kolejne spotkanie.


I co sądzisz o takich zasadach współpracy? 🙂