Dzisiaj postaram się przekazać Ci jak zrobić rekrutację, żeby nie była na spontanie, albo na zasadzie ,..” intuicyjnie sobie kogoś wybiorę”, tylkoooo żeby była uporządkowana. I Starałam się też żeby te rady które na dziś przygotowałam były w miarę, w MIARĘ uniwersalne. Więc do większości procesów będzie się je dało zastosować.
I Oczywiście są możliwe pewne odchylenia od tego procesu, który dziś przedstawię, ALE ten odcinek jest przede wszystkim dla osób, które są postawione przed wyzwaniem zrekrutowania kogoś, a na co dzien się tym nie zajmują. I po prostu chciałabym żeby był ogólnodostępny, rzetelny materiał, na którym można się oprzeć.  
Dodatkowa uwaga ode mnie jest taka, że opisałam ten proces od samego początku, od momentu powstania potrzeby rekrutacyjnej. Ale jeśli Twoim zadaniem jest przeprowadzenie np. samej rozmowy rekrutacyjnej to spokojnie możesz przewinąć ten odcinek. W opisie znajdziesz informację który punkt jest w której minucie omawiany. I przyznam się bardzo szcszerze, że ten odcinek był dla mnie ogromnym wyzwaniem, które zablokowało mnie na kilka miesięcy z jego nagraniem z tego względu że miałam poczucie, że to nie jest najprostsze zadanie przekazać w sposób logiczny i poukładany jak prowadzić rekrutację mając mniej więcej pół godziny. Możliwe, że sama na siebie narzuciłam za dużą presję, ale w końcu się udało i mam nadzieję, że wyciągniesz z tego dla siebie wartość

Z pewnością każdy, kto próbował znaleźć idealnego kandydata wie, że to zadanie może przypominać poszukiwanie igły w stogu siana albo często między sobą mówimy, że jest to szukanie jednorożca.

W tym odcinku postarałam się zebrać kilka uniwersalnych rad, które pomogą Wam podejść do rekrutacji metodycznie, a nie chaotycznie. I może jeszcze żebyście przemyśleli, czy napewo chcecie poświęcać zasoby na szukanie jednorożców.

Rad mam przygotowanych 12. Postaram się każdy punkt omówić nie za długo, żeby też Was nie zanudzić. A Jesli będziecie chcieli o coś dopytać to zapraszam do kontaktu już bezpośredniego.

KROK 1 – to ANALIZA POTRZEB BIZNESOWYCH

No właśnie zacznijmy od samego samiutkiego początku! 

Analiza potrzeb biznesowych, to naprawdę kluczowy krok, kiedy szukacie nowego pracownika. Bo…. Niezależnie od tego, czy prowadzicie mały biznes, czy stoi za Wami wielka firma, dobrze jest zrozumieć, czego tak naprawdę potrzebujecie.

I Wielokrotnie … ale tak naprawdę wielokrotnie, a nie że dwa razy … spotkałam się z sytuacjami, kiedy firma się rozwijała i było bum na szukanie ludzi. Zatrudnianie takie na hurrra bez analizy biznesowej. 

W konsekwencji były zatrudniane osoby niepotrzebnie. To generowało koszty, a po jakimś czasie te osoby, kiedy rynek się stabilizował były pierwsze do zwolnienia
Więc zastanówcie się kilka razy zanim powiecie TAK! Robimy rekrutacje.

I Pomyślcie dokładnie, co nowy członek zespołu ma robić. Co zyskacie jeśli taką osobe zatrudnicie, a ile stracicie nie zatrudniając jej – więc moje ulubione pytania kartezjańskie i w tym przypadku mogą mieć zastosowanie.

Określcie również, jakie cele krótko- i długoterminowe powinien osiągnąć nowy pracownik. Bo To ułatwi Wam nie tylko wybór odpowiednich kandydatów, ale też pomoże ocenić ich efektywność w pracy. 

Nie zapomnijcie też proszę o konsultacjach z innymi działami. warto przede wszystkim porozmawiać z kierownikami i zespołami, które będą współpracować z nową osobą. Bo często to oni najlepiej wiedzą, jakie kompetencje i cechy powinien mieć kandydat. No i …I przede wszystkim słuchajcie ich, co mówią. A nie, że oni jedno, a wy swoje.

Na koniec … po dokładnej analizie, zastanówcie się, czy rzeczywiście potrzebujecie kogoś na pełen etat. Bo może być tak, że wystarczy zewnętrzny konsultant lub freelancer na projekt? Czasami jest to bardziej opłacalne rozwiązanie, które pozwoli na elastyczność i oszczędność zasobów. 

Bo też spotkałam się z takim myśleniem, że jak ktoś jest na UoP to jest mój! Jak cenny skarb! Nie oddam go za nic w życiu! Tylko, że to jest zgubne, kiedy nie mamy dla takiej osoby odpowiednio dużo pracy …. przez co marnujemy po prostu budżet.  

I Pamiętajcie proszę, że dokładna analiza potrzeb biznesowych to nie tylko oszczędność czasu i pieniędzy. To tez sposób na znalezienie kandydata, który idealnie wpasuje się w kulturę Twojej firmy i pomoże w jej rozwoju. Więc to jest absolutna podstawa skutecznej rekrutacji. 

OK, wiemy czy na pewno chcemy kogoś zatrudnić to teraz krok 2. 

Dokładne opisanie oczekiwań na stanowisku

To  jest coś, co naprawdę robi ogromną różnicę. To nie tylko podstawa do przyciągania odpowiednich kandydatów, ale też narzędzie do oceny ich pracy w późniejszym czasie.

Zaraz wam opowiem, jak krok po kroku podejść do tego zadania, żeby było jak najbardziej precyzyjne.

Zacznijmy od zakresu obowiązków. Wyobraźcie sobie, że szukacie menedżera projektu.

To jasne, że jego zadania będą obejmować planowanie projektów, zarządzanie zespołem, monitorowanie postępów czy raportowanie wyników.

Dobrze jest podać konkretne projekty, nad którymi osoba będzie pracować, ale także oczekiwane terminy ich realizacji. Bo to pomoże kandydatom lepiej zrozumieć, czego od nich oczekujecie. 

Kolejna sprawa to wymagane umiejętności i kompetencje. I Tu warto zrobić rozróżnienie między umiejętnościami twardymi a miękkimi – nie przepadam za tym podziałem, ale na potrzeby tego odcinka niech tak zostanie. 

Na przykład, zaawansowana obsługa Excela dla analityka danych, czy znajomość języków programowania dla programisty to umiejętności twarde. 

Natomiast zdolności komunikacyjne czy umiejętność pracy w zespole są równie ważne, zwłaszcza na stanowiskach, które wymagają intensywnej współpracy.

A ktoś zapyta, a co z doświadczeniem? Oczywiście, to jest też kluczowy element. Określcie, jakie doświadczenie zawodowe jest pożądane na danym stanowisku. Dla stanowiska kierowniczego możecie wymagać np. minimum pięciu lat doświadczenia w zarządzaniu zespołem. Bo To pomoże ograniczyć liczbę niewłaściwych aplikacji i skupić się na kandydatach, którzy naprawdę spełniają wasze kryteria. 

Ale też kiedy określicie, że ktoś ma mieć np. 5 lat doświadczenia jednocześnie dobrze jeśli będziecie umieli sobie odpowiedzieć na pytanie: a czego KONKRETNIE będzie brakowało osobie, która ma 4 lata doświadczenia. Może się okazać, że … niczego. 

Nie zapominajcie też o edukacji i certyfikatach. I Jeśli stanowisko wymaga specjalistycznej wiedzy, wskażcie, jakie wykształcenie czy certyfikaty są potrzebne.

I tu też przestrzegam przed wymaganiem np. znajomości języka angielskiego – bo fajnie jeśli zna, ale wcale nie musi pracować u Was w języku obcym.
– zdarza się takie podejście? No jasne, że wiem, że się zdarza.

Słuchajcie, przez wpisywanie wymagań, których nie potrzebujemy zamykacie sobie drogę do naprawdę fantastycznych kandydatów. 

Dobra,  Mamy już opis stanowiska to czas na określenie kompetencji. 

Określenie kluczowych kompetencji wymaganych na danym stanowisku to jest istotny, jeśli w ogóle nie najważniejszy element całego procesu rekrutacyjnego.

Jeśli nie spotkaliście się z definicja kompetencji to już spieszę wyjaśnić, że to jest połączenie umiejętności, wiedzy, doświadczenia oraz cech osobowości, które są niezbędne do skutecznego wykonania powierzonych zadań. Łatwo się definiuje ale czym to tak naprawdę jest.  

Przykładowe kompetencje to np. Komunikacja, Współpraca, Analiza danych, Organizacja pracy własnej, planowanie, przywództwo, zarządzanie projektami, itd.

Przy określaniu kompetencji warto jest stworzyć skalę ocen, która pomoże ocenić stopień zaawansowania każdej umiejętności u kandydatów. 

Ocena poziomu kompetencji jak zresztą zaraz zauważycie opiera się na obserwowaniu zachowań. Za chwilę przeczytam Ci jak można opisać w skali 1-5 kompetencję współpraca. 

Mam nadzieję, że już mniej więcej czujecie o co chodzi.

Jeśli nie macie w swojej firmie zdefiniowanych modeli i profili kompetencyjnych to zastanówcie się jakie poziomy kompetencji są wymagane dla każdej z umiejętności. I pamiętajcie, że nie wszystkie muszą być na najwyższym poziomie. Oczywistym jest, że chcecie mieć najlepszych pracowników, ale ważne jest też, by osoba na danym stanowisku miała również przestrzeń do rozwoju. 

I np. określ sobie, że na stanowisku które szukasz oczekujesz: Komunikacji na poziomie 4, Współpracy na poziomie 4, Analizy danych na poziomie 3.

Niektóre kompetencje będą ważniejsze niż inne, w zależności od specyfiki stanowiska. Więc po prostu zdefiniuj sobie, które z nich są kluczowe, a które można rozwinąć już po zatrudnieniu.

I zobaczcie o ile prościej będzie Wam oceniać w trakcie rozmowy kandydata mając wypisane kompetencje i ich oczekiwany poziom. A za chwilę powiem Wam jak zbudować pytania na podstawie tych kompetencji. 

Ale zanim o tym …. upewnijcie się proszę, że kompetencje te są jasno komunikowane w ogłoszeniu o pracę bo to pozwoli kandydatom lepiej ocenić, czy spełniają wymagania i czy są w ogóle zainteresowani danym stanowiskiem.

OK, to teraz pytanie gdzie szukać? I od razu powiem, że popularne portale z ogłoszeniami nie zawsze są dobrym pomysłem. 

Tak naprawdę poszukiwanie odpowiednich kandydatów wymaga strategicznego podejścia i korzystania z różnych kanałów rekrutacyjnych.

Przede wszystkim zastanów się, gdzie ci kandydaci przebywają. Może szybciej znajdziesz ich na LinkedIn albo na wydarzeniu branzowym niż przez ogłoszenie.

W ogóle ja mam pewien problem z ogłoszeniami o pracę. Pierwszy jest taki, że jest to czekanie na mannę z nieba, a że ja mam osobowość tzw. doera, czyli osoby która lubi robić i mieć wpływ na wynik to takie portale są ostatnią rzeczą, którą wybieram. portale z ogłoszeniami to dobry pomysł, kiedy chcecie budować bazę np. talent pool, albo Wam się nie spieszy, albo np. nie chcecie mieć topowego kandydata tylko np. takiego, który obecnie jest dostępny i jest po prostu wystarczająco dobry.

Drugi problem jaki mam, to że firmy nie umieją korzystać z tych portali i nie korzystają z opcji jakie te portale oferują. Np. informowania o statusie aplikacji. I potem jako kandydat przez kilka lat widzę, że jestem rozważana na jakieś stanowisko bo komuś się zapomniało albo nie chciało odkliknąć w systemie.

Uhmm… ok… Wybraliśmy kanał i  zakładam że w jakimś momencie będzie potrzebne ogłoszenie. Jak je napisać nie robiąc kalki ogłoszenia od konkurencji? 

Przede wszystkim  70% swojego czasu poświęć na zastanowienie się jak nazwiesz stanowisko.
I Niekoniecznie używaj nazwy która funkcjonuje u Ciebie w firmie, tylko sprawdź jak o sobie piszą potencjalni kandydaci. Bo Błędne opisanie nazwy stanowiska może kosztować Cię stratę naprawde dobrych kandydatów. 

Po 2. Jasno określ, czego oczekujesz od kandydatów oraz jakie będą ich główne zadania, a najlepiej opisz jak będzie wyglądał dzień takiego pracownika.

Po 3. Podkreśl, czym się wyróżniasz jako pracodawca. Tylko tak serio, a nie że masz “możliwość rozwoju zawodowego” co tak naprawdę nie znaczy nic dopóki nie podasz konkretu. Albo moje ulubione: jesteśmy młodym i dynamicznym zespołem. No i chyba ciężko o bardziej dyskryminacyjny tekst w ogłoszeniu. 

Dobrze by było od razu w ogłoszeniu napisać ile będzie etapów rekarutacji. 

I Na zakończenie ogłoszenia dodaj wezwanie do aplikowania. Może to być proste „Czekamy na Twoje CV!” albo bardziej osobiste zaproszenie do kontaktu z osobą rekrutującą, aby dowiedzieć się więcej o stanowisku.Możesz też zachęcic do kontaktu bezpośredniego z Tobą na LinkedIn dzięki czemu od razu będziesz budować własną bazę. 

Dobra … 

Mamy ogłoszenie, ludzie walą do Was drzwiami i oknami. To teraz trzeba kogoś wybrać.  

Jedna rada ode mnie: nie dopowiadaj sobie rzeczy, których nie ma w CV. 

Powtórzę to może jeszcze raz, żeby dobrze wsiąkło w mózg: nie dopowiadaj sobie rzeczy, których nie ma w CV!

Jeśli czegoś nie wiesz – Chwyć za telefon i po prostu dopytaj. Rekruterzy o tym wiedzą. mam wrażenie, że to biznes ma największy problem z wyciąganiem pochopnych wniosków z CV.

Dziura w zatrudnieniu – zadzwoń i dopytaj 

Osoba, która prowadziła firmę, a teraz aplikuje na etat – zadzwoń i dopytaj. 

Brakuje jakiejś informacji w CV – zadzwoń i dopytaj. 

To powinien być w ogóle tytuł tego odcinka. Zadzwoń i dopytaj. Nie domyślaj się. Blagam.

Tu podrzucę też przy okazji jedno narzędzie, które ja stosuje i ułatwia mi pracę z moim kalendarzem to jest Calendly – nie jest to fragment sponsorowany. Możecie też korzystać z MS Booking lub innych odpowiedników. Ale Dzięki takim narzędziom udostępniacie swój kalendarz wysyłając linka i kandydaci albo klienci sami mogą umawiać się z Wami na spotkanie wybierając dla siebie termin ale mogą też przekładać sami te spotkania bez potrzeby kontaktu z Wami. 

No dobrze, Przychodzi dzień zero, czyli rozmowa. Jak to zrobić dobrze nie ściągając pytań z internetu w stylu: Gdzie się widzi pan za 5 lat albo jakie jest alternatywne zastosowanie dla cegły.

Polecam Wykorzystanie metody STAR w rozmowach kwalifikacyjnych. 

I Pamiętacie jak wspominałam o kompetencjach? No to teraz się one nam na nowo przydadzą. 

Metoda STAR to takie narzędzie do przeprowadzania ustrukturyzowanej rozmowy, które pozwala głęboko zrozumieć doświadczenia i kompetencje kandydata. STAR to tak naprwdę skrót od Sytuacja, Zadanie, Akcja, Rezultat. Po poslku moglibyśmy ze STAR zrobić w sumie SZAR, ale mniejsza o większość.

Więc nasz STAR Umożliwia ocenienie, jak kandydat radzi sobie w konkretnych sytuacjach zawodowych i już daję przykład. 

Zamiast pytać „Jak oceniasz swoje umiejętności zarządzania czasem?”, lepiej zapytać „Opowiedz o sytuacji (czyli mamy to S), w której musiałeś równocześnie zarządzać wieloma projektami. Jakie zadania ustawiłeś jako priorytetowe i jak to wpłynęło na wyniki projektów?”

• Więc najpierw poproś kandydata o opisanie kontekstu lub specyficznej sytuacji, w której się znalazł.
• Potem Kandydat powinien opisać, jakie miał zadania lub cele w danej sytuacji.
• Następnie pogłębiaj pytania tak, żeby kandydat opisał, jakie działania czyli to nasza A jak akcja, podjął, żeby sprostać zadaniu lub rozwiązać problem.
• Na koniec kandydat powinien wskazać, jakie były efekty jego działań, no najlepiej podając konkretne wyniki, np. wzrost sprzedaży o 20%, zwiększenie efektywności zespołu o 30%, czy też udane wprowadzenie produktu na rynek.

Jeśli sam nie powie jaki był rezultat oczywiście można o to zapytać. 

Bonusowe pytanie ode mnie, które uwielbiam zadawać na rekrutacji to: 

A co z perspektywy czasu byś zmienił? 

Bo To pytanie pozwala mi sprawdzić autorefleksję, która dla mnie osobiście jest ważniejsza niż to jak ktoś w danym czasie zrealizował jakieś zadanie. 

Z poprzednich odcinków podcastu już wiesz, żeby zapisywać odpowiedzi więc nie będę się tu powtarzać. 

Ważną kwestią jest natomiast to, żeby mieć Jednolity scenariusz rozmowy

Bo To zapewnienia sprawiedliwość, przynajmiej względną i równości w procesie rekrutacyjnym. Dzięki temu, że wszystkim kandydatom zadawane są te same pytania, możliwe jest ich obiektywne porównanie. 

Pamiętaj, że rozmowa to też negocjacje, na które trzeba się przygotować. 

Przede wszystkim musisz zrozumieć oczekiwań kandydatów, a nie ślepo walczyć o swoje. Bo Może się okazać, że kandydat zejdzie z oczekiwań finansowych jeśli dasz mu coś, na czym mu bardziej zalezy – np. 6h system pracy, 4-dniowy tydzień pracy, dodatkowy urlop, jakieś konkretne szkolenie czy certyfikację. 

I Tym sposobem docieramy prawie do końca całego procesu, który sobie opisałam jako… dotrzymywanie obietnic. 

Konsekwencja w dotrzymywaniu obietnic w procesie rekrutacyjnym jest czynnikiem, który wpływa na wiarygodność firmy i buduje zaufanie wśród kandydatów.

Najważniejsze jest jasne i precyzyjne komunikowanie oczekiwań oraz terminów, zarówno wewnątrz zespołu rekrutacyjnego, jak i na zewnątrz, do kandydatów.

Kiedy informujesz kandydata o kolejnych etapach procesu rekrutacyjnego, podawaj realistyczne daty, kiedy można spodziewać się decyzji albo dalszych informacji. 

A W sytuacjach, gdy nie jesteś w stanie dotrzymać terminu lub zrealizować obietnicy, ważne jest, aby jak najszybciej poinformować o tym kandydata, wyjaśniając przyczyny i proponując nowy termin.

Oczywista oczywistość, a jednak jakos nie każdy o tym pamięta.
Nawet sobie nie wyobrażacie jak wiele firm ma to w głębokim poważaniu. 

Dobrnęłam do końca mojej listy i tak patrzę czy nie gadam już za długo i czy ktoś wytrwał do tego momentu.
Dodam może na koniec jeszcze jedną kwestię. 

Też Oczywista oczywistość, ale i tak o tym wspomnę … jest to przetwarzanie danych osobowych czyli nasze ulubione RODO.  W ogóle ELEVATO jakiś czas temu miało certyfikowaną akademię RODO, więc zachęcam do napisania do nich wiadomości podeślą Wam link i tam bardziej szczegółowo się dowiecie co i jak. A ja powiem tylko tyle, że Już na etapie zbierania CV, ważne jest, aby informować kandydatów o tym, jakie dane osobowe będą zbierane, w jakim celu, jak długo będą przechowywane i kto będzie miał do nich dostęp. 

Zbieranie i przetwarzanie danych osobowych kandydatów powinno odbywać się z ich wyraźną zgodą najlepiej w formie pisemnej.

I najważniejza rzecz, o której jakoś wiele firm zapomina jakims cudem.. Dane osobowe kandydatów powinny być przechowywane tylko przez czas niezbędny do celów rekrutacyjnych, a to oznacza, że po zakończeniu procesu rekrutacyjnego, dane należy usunąć lub zanonimizować,… NO chyba że kandydat wyraził zgodę na ich dalsze przechowywanie na potrzeby przyszłych rekrutacji.

Jeżeli natomiast dane osobowe są przekazywane innym podmiotom, np. agencjom rekrutacyjnym lub dostawcom usług IT, konieczne jest zawarcie odpowiednich umów, które będą gwarantować, że te podmioty również przestrzegają RODO.

Jeszcze raz odsyłam do Akademii Elevato w temacie RODO. 

I to wszystko. Można by było jeszcze mówić o kulturze organizacyjnej, o tym jak pisac posty rekrutacyjne żeby były chwytliwe, o pisaniu meili, wstępnej weryfikacji telefonicznej, którą rekruterzy z uwielbieniem nazywają phone screeningiem.

Ale to są już dodatki. 

Jakbym miała wybrać najważniejsze kwestie to postawiłabym na wybór i dobre opisanie kompetencji, a następnie ułożenie pod nie pytań. 

Napisz do mnie jeśli chcesz zobaczyć jak wygląda opis wybranych kompetencji a chętnie podeślę Ci je na maila. 

To wszystko w dzisiejszym odcinku!

Do usłyszenia w kolejnym i już mogę nawet zdradzić o czym będzie! Będę rozmawiać z Agnieszką Lasoń Kurzelą z firmy Co-Action na temat weryfikacji języka obcego w trakcie rozmów kwalifikacyjnych.