Jakiś czas temu rozpoczęłam poszukiwanie idealnego asystenta AI. Mowa o narzędziu, które sporządzi notatki ze spotkania i przygotuje z niego sprawozdanie. Przetestowałam kilka narzędzi, a za jedno zdecydowałam się nawet zapłacić. Ale… ostatecznie zmieniłam zdanie i zaczęłam korzystać z Bluedot. Dlaczego? O tym właśnie przeczytasz poniżej!

Czym jest asystent AI?

Asystent AI to narzędzie, które nagrywa spotkanie online i tworzy z niego transkrypcję. Po zapisaniu każdego słowa wypowiedzianego przez każdego uczestnika spotkania tworzy również notatki w zaproponowanym przez twórców narzędzia formacie. W większości wypadków, żeby nasz asystent wykonał swoją pracę, musimy zaprosić go na spotkanie – dołącza do niego jak inny uczestnik, z tym, że oczywiście nie widzimy go na wideo 😉

Jak możesz się domyślić taki asystent to prawdziwy skarb w kilku wypadkach (a może niemal w każdym wypadku?). Sama korzystam z jego usług podczas spotkań z potencjalnymi klientami, ale czasem również przy spotkaniach wewnętrznych, zwłaszcza, kiedy spodziewam się, że podejmiemy ważne decyzje, czy ustalimy jakiś plan działania. Z usług asystenta można jednak z powodzeniem korzystać podczas innych spotkań, takich jak chociażby rozmowa rekrutacyjna. Haczyk polega jednak na tym, że o nagrywaniu musimy uprzedzić wszystkich uczestników spotkania, którzy powinni wyrazić na to zgodę.

Dlaczego Bluedot wygrał z moim poprzednim asystentem AI?

Przetestowałam do tej pory kilka narzędzi i z jednego z nich byłam dość zadowolona. Wystarczająco, żeby zdecydować się na usługę płatną i nagrywanie spotkań bez limitów. Kiedy jednak usłyszałam o Bluedot wiedziałam, że będę chciała wrócić do testów. Dlaczego?

Po pierwsze, Bluedot to asystent, którego nie zapraszamy na spotkanie. Po zainstalowaniu rozszerzenia Chrome po prostu klikamy w niebieską kropkę w pasku przeglądarki, by rozpocząć nagrywanie. Może się wydawać, że to niewiele znaczący szczegół, ale jeśli korzystaliście z innych asystentów AI, to wiecie, że oczekiwanie na tego ostatniego uczestnika spotkania może być czasem problematyczne. Co gorsza, asystent-bot lubi wprosić się na spotkania, podczas których nie powinien być obecny. Wystarczy, by nieświadomy niczego organizator spotkania przyjął jego prośbę i mamy na głowie prawdziwy koszmar z punktu widzenia ochrony danych osobowych. I nie jest to wyłącznie moje gdybanie, ale prawdziwa historia jednego z zespołów, z którymi miałyśmy okazję pracować.

Po drugie, to narzędzie stworzone przez zespół z Ukrainy. Kładą oni nacisk na skuteczną transkrypcję w wielu językach, w tym w języku polskim. Moje dotychczasowe testy zdają się dowodzić, że trafność transkrypcji po polsku jest wyższa niż przy użyciu innych narzędzi, a to jest oczywiście kluczowe jeśli nie wszystkie spotkania w firmie odbywają się po angielsku.

Po trzecie, Bluedot oferuje kilka formatów notatek, jakie może przygotować po spotkaniu. Możemy więc wybrać notatki ze spotkania sprzedażowego, technicznego, ze spotkania z obecnym klientem lub kandydatem czy kandydatką. Ale to jeszcze nie wszystko! Korzystając z narzędzia w wersji Pro można dodać własny szablon notatek. To oznacza, że po każdej rozmowie otrzymamy szybkie podsumowanie z odpowiedziami na najważniejsze dla nas pytania. W wypadku rozmowy rekrutacyjnej możemy przejrzeć po kolei notatki dotyczące doświadczenia, umiejętności czy dostępności rozmówcy. 

Po czwarte, na podstawie tak przygotowanych notatek narzędzie stworzy dla nas wiadomość mailową do wysłania po spotkaniu. Sprawdziłam – treść wiadomości rzeczywiście jest dobrze przygotowana i zawiera często cytaty z moich wypowiedzi, np. “Zgodnie z rozmową do piątku prześlę następujące dokumenty…” co przyspiesza pracę po spotkaniu. Notatki z samego spotkania też możemy udostępnić wszystkim jego uczestnikom za pomocą jednego przycisku.

Czy Bluedot to właściwe rozwiązanie dla Ciebie?

Nie daj się zwieść – to, że jakieś narzędzie wyjątkowo przypadło mi do gustu nie gwarantuje jeszcze, że spodoba się i Tobie! Warto pamiętać o ograniczeniach czy słabszych stronach danego rozwiązania, żeby na pewno dobrze wybrać. A więc co może Cię powstrzymać?

1. Żeby skorzystać z Bluedot, musisz używać Google Chrome. Narzędzie działa jako rozszerzenie do tej właśnie przeglądarki, nie użyjesz go więc w Mozilli, Safari czy Edge. Przypominam, że Chrome jest obecnie jedną z najciekawszych przeglądarek z punktu widzenia rekrutacji i sourcingu, więc jeśli jeszcze z niej nie korzystasz, może czas zacząć?

2. Bluedot nagra tylko spotkania prowadzone przez Google Meet lub Microsoft Teams (ale tylko kiedy otwieramy Teams w oknie przeglądarki). To oczywiście spore ograniczenie – jeśli Twoja firma korzysta z innych narzędzi do wideokonferencji, jak na przykład Zoom, to korzystanie z Bluedot po prostu nie wchodzi w grę.

3. Narzędzie funkcjonuje w formie freemium, a więc możesz skorzystać z wersji darmowej, ale ma ona ograniczone możliwości. Za darmo możesz przechować jedynie 5 nagrań, a nagrania nie mogą być dłuższe niż godzina. Myślę jednak, że to trzecie ograniczenie jest najmniej znaczące, bo jeśli narzędzie sprawdzi się, łatwo będzie uzasadnić comiesięczny wydatek. Zwrot z inwestycji możemy liczyć nie tylko w oszczędzonym czasie, ale też w większej skuteczności działu sprzedaży czy trafniejszych rekrutacjach.

Jak zainstalować Bluedot?

W pierwszej kolejności należy udać się do Chrome Store, by zainstalować rozszerzenie Chrome:

Po kliknięciu “dodaj do Chrome” zostaniemy automatycznie przekierowani na stronę logowania. Tu właśnie można założyć konto:

Po założeniu konta zostaniemy z kolei przeniesieni do tzw. dashboardu, czyli do głównej strony narzędzia, gdzie znajdziemy nagrania naszych spotkań, ale także nagrania udostępnione przez zespół Bluedot, które przeprowadzą nas przez korzystanie z narzędzia. Wygląd ekranu jest prosty, minimalistyczny, a co za tym idzie przejrzysty, łatwo więc odnaleźć poszczególne spotkania.

W razie potrzeby możemy jednak również wyszukiwać po słowach i frazach kluczowych – i to w całej transkrypcji:

Samo nagrywanie spotkań jest również bardzo proste:

Wystarczy, że klikniesz na niebieską kropkę w pasku przeglądarki, a narzędzie zapyta Cię w jakim formacie przygotować notatki i pozwoli zmienić język transkrypcji. Nie przejmuj się, jeśli o tym zapomnisz – Bluedot świetnie rozpoznaje język.

Dobre praktyki podczas korzystania z asystenta AI

Czy zdecydujesz się na Bluedot, czy na dowolne inne rozwiązanie, warto wprowadzić od razu pewne zasady korzystania z narzędzia.

Zawsze pytaj o zgodę na nagrywanie spotkania. Kiedy o tym wspominam, czasem ktoś zapyta: “no dobra, ale co jeśli tej zgody nie dostanę?” i to oczywiście możliwe. Muszę jednak przyznać, że jeszcze mi się to nie zdarzyło, co może wynikać z tego jak proszę o zgodę. Oto moja formuła:

Zanim przejdziemy do samego spotkania, chciałam zapytać, czy wyrazisz zgodę na wykonanie transkrypcji ze spotkania przez mojego asystenta AI? Oczywiście gotowa transkrypcja trafi na Twojego maila. Dzięki temu nie musimy robić obszernych notatek i będziemy mogli skoncentrować się na tym, co mówi druga osoba.

Po takim wstępie jeszcze nie zdarzyło mi się, żeby rozmówca odmówił wykonania nagrania. Gdyby tak się jednak zdarzyło – to spotkania bym nie nagrywała. Pamiętaj, że zadając takie pytanie musisz przygotować się na każdą odpowiedź. Prawo nie przewiduje, żebyśmy nagrywali rozmówcę bez jego zgody.

Udostępniaj nagranie wszystkim uczestnikom. To moja dobra rada, bo nic chyba nie wywołuje większego sprzeciwu niż to, kiedy ktoś nas nagrywa, ale my do tego nagrania nie mamy dostępu. Znasz to na pewno, bo komunikat o nagraniu “w celu poprawiania jakości usług” jest standardem obsługi telefonicznej w wielu firmach. Kiedy jednak okazuje się, że chcielibyśmy z tego nagrania skorzystać, takiej możliwości nie ma. Bądźmy więc fair i nie używajmy nagrania jako naszej broni przeciwko roszczeniom rozmówcy. Partnerska relacja wymaga, by każdy uczestnik mógł zajrzeć do transkrypcji i notatek wykonanych przez asystenta AI.

Ustal po jakim czasie będziesz kasować nagrania. Ostatecznie nie ma powodu, by trzymać je na chmurze w nieskończoność. Co więcej – może to stanowić pewne ryzyko. Jeśli więc prowadzę rozmowę z klientem, to nagranie przechowuję wyłącznie do zakończenia procesu negocjacji oferty. Na dalszym etapie współpracy korzystam już z samej oferty, która – zaakceptowana przez obie strony – nakreśla w jaki sposób przebiegać ma współpraca. W wypadku rekrutacji powinniśmy również usunąć wszelkie nagrania po zakończeniu procesu selekcji i nie powinny one stanowić podstawy do oceny danego kandydata lub kandydatki w przyszłości.

Jak widzisz asystent AI to całkiem ciekawe narzędzie, zwłaszcza, kiedy nasza praca uwzględnia częste spotkania online. Pomaga zorganizować pracę, lepiej wsłuchać się w wypowiedź rozmówcy i przyspieszyć kontakt po spotkaniu. W Super Source Me wdrażamy więc pracę z asystentem AI na stałe. A Ty, zdecydujesz się spróbować? 🙂